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Política de Comunicación Institucional

PRESENTACIÓN

La comunicación es un proceso que, ya sea de manera intencionada o no, siempre está presente de manera transversal en todas las organizaciones. Pero los procesos comunicacionales no solo se llevan a cabo al interior de la organización, sino también entre ésta y su entorno.

A partir de lo anterior, la Política de Comunicaciones de Instituto Profesional IACC establece el marco de acción para la gestión de los procesos comunicacionales en sus dos ámbitos, Interno y Externo, definiendo cada uno y entregando las orientaciones generales para la adecuada administración de los contenidos a comunicar.

1. Misión de la Unidad de Comunicaciones

Misión:

Velar por la imagen corporativa/institucional de IACC ante los públicos internos y externos, dirigiendo, asesorando, ejecutando y supervisando la correcta aplicación de la política de comunicaciones, para contribuir al posicionamiento de la imagen institucional.

En este sentido, persigue ser un área estratégica para la organización al orientar y contribuir de manera deliberada en el fortalecimiento de la imagen institucional de IACC.

2. Principios de la Política Comunicacional de IACC

  • Claridad: los mensajes deben ser claros, para evitar dudas, malos entendidos o dobles lecturas (desinformación).
  • Participación: se releva la participación de los distintos estamentos que integran la institución, a través de una gestión que promueve la comunicación en sus distintos sentidos: ascendente, descendente y horizontal.
  • Oportunidad: los mensajes se comunicarán oportunamente, es decir, en los tiempos óptimos para la toma de decisiones y/o la adopción de cambios.
  • Coherencia: la comunicación será coherente con la Misión, Visión y Valores que promueve la institución.
  • Ética: por ser uno de los valores institucionales, se considera como un valor transversal a todo el proceso de la comunicación. Para ello se entenderá la ética como la confidencialidad de la información –cuando así se requiera-, la veracidad y el respeto hacia los medios de comunicación y el trabajo periodístico.

3. Objetivo General de la Política de Comunicaciones

Orientar a la organización y sus miembros en la construcción deliberada y fortalecida de un posicionamiento institucional que favorezca la reputación institucional en los stakeholders claves para IACC.

4. Objetivos específicos de la Política de Comunicaciones

A través de su Política, la Unidad de Comunicaciones velará por el cumplimiento de los siguientes objetivos específicos:

  • Orientar a la comunidad educativa en el conocimiento y comprensión del proyecto institucional de IACC y su devenir.
  • Satisfacer la demanda de información institucional de la comunidad educativa, favoreciendo que los colaboradores y estudiantes se informen de las decisiones que les afectan y puedan expresar su opinión a través de canales oficiales de la institución.
  • Difundir la información relacionada con el quehacer institucional de las distintas unidades organizacionales (directorio, Rectoría, vicerrectorías, direcciones, jefaturas y Escuelas), en canales internos y externos de comunicación, según corresponda.
  • Ser un agente facilitador de la comunicación institucional, disponiendo a las diferentes unidades organizacionales, los canales y procesos que permitan una fluida interacción entre las áreas (interno), y entre la institución y su entorno (externo), con flujos ascendentes, descendentes y horizontales de información.
    • 5. Definiciones

      La correcta aplicación de la Política de Comunicaciones implica la definición de una serie de conceptos y/o ideas claves sobre la forma en que se llevarán a cabo las comunicaciones para Instituto IACC. De esta forma, tenemos que la comunicación se aborda desde 3 ámbitos: interno, externo y digital.

      5.1. Comunicación Interna
      La comunicación interna es la herramienta mediante la cual una organización transmite deliberadamente su ideario institucional (visión, misión, valores, propósitos), difunde sus políticas y fomenta la creación de una identidad consistente con su declaratoria. Es también un agente de cambio, ya que apoya y facilita la introducción de innovaciones en la gestión buscando la alineación de los colaboradores y su adscripción al proyecto.

      5.1.1. Destinatarios de la Comunicación Interna

      • Estudiantes. Son todos aquellos que se encuentran con estatus vigente de matrícula y/o carga académica en los sistemas de IACC.
      • Colaboradores (administrativos y docentes). Son trabajadores con contrato IACC que prestan servicio presencial para labores docentes y/o administrativas. Se distinguen 2 tipos: colaborador docente (que realiza docencia on line y labores de gestión académica) y colaborador administrativo presta servicios de apoyo administrativo a la organización)
      • Docentes de asignatura. Son profesores que prestan el servicio en modalidad de tele-trabajo, impartiendo una o más asignaturas. No realizan labores de gestión administrativo-docente.
      • Titulados. Son aquellos que en los sistemas IACC figuran con proceso de titulación culminado.
      • Directorio. Máxima instancia de gobierno institucional. Está conformado por un presidente y un mínimo de dos directores.

      5.1.2. Canales Oficiales de la Comunicación Interna
      IACC propicia la existencia de un sistema de canales de comunicación interna que aborda los distintos públicos. La siguiente tabla expone los canales y sus respectivas audiencias:

      tabla

      IACC está permanentemente revisando la eficacia y efectividad de sus canales de comunicación y, en consecuencia, abierto a incorporar nuevos soportes de comunicación acorde avancen las nuevas tecnologías y las tendencias de consumo de sus públicos. La apertura, cierre o suspensión de un canal de comunicación es resorte de la dirección de Vinculación con el Medio y Comunicaciones, en base a los protocolos institucionales vigentes (comités y procesos presupuestarios).

      5.2. Comunicación Externa
      Conjunto de actividades comunicacionales orientadas a crear, mantener o potenciar la comunicación con los públicos externos, con el objetivo de proyectar una imagen favorable de la Institución, alineada al posicionamiento deseado.

      5.2.1. Destinatarios de la Comunicación Externa

      • Postulantes. Son aquellas personas que han solicitado información de alguna de las carreras y programas IACC.
      • Empleadores. Son aquellos que contratan y/o supervisan directamente el desempeño laboral de los titulados y estudiantes IACC.
      • Grupos de interés (Stakeholders): Gobierno, instituciones de educación superior, otros actores del sistema de educación superior, proveedores o socios estratégicos en el ámbito de la educación superior.
      • Medios de comunicación masiva y de nicho.

      5.2.2. Canales Oficiales de la Comunicación Externa

      • Memoria Institucional. Publicación anual que reúne los avances corporativos de IACC en el cumplimiento de su plan de desarrollo estratégico.
      • Reuniones con empleadores, medios de comunicación y stakeholders claves para la gestión institucional.
      • Website Iacc.cl
      • Emailing
      • Redes Sociales corporativas (Linkedin, Wikipedia, Facebook, Vimeo, Youtube, otros)
      • Medios de Comunicación, bajo modalidad pagada o gestionada.

      6. Responsables de la Comunicación en IACC

      La Unidad de Vinculación con el Medio y Comunicaciones es la responsable del diseño, implementación y optimización del plan anual de comunicación y de asesorar a la alta dirección en eventuales crisis comunicacionales.

      De esta forma, las responsabilidades que le competen a esta unidad sobre la gestión de la comunicación son:

      • Creación, mantención y/o fortalecimiento de los canales de comunicación institucionales definidos para cada uno de sus públicos.
      • Generación y/o difusión permanente y sistemática de contenidos relevantes para sus públicos.
      • Salvaguardar las acciones deliberadas de comunicación institucional hacia el medio externo para garantizar su aporte a la construcción de imagen y posicionamiento deseado.
      • Ser el punto de contacto oficial de IACC con los medios de comunicación masivos y sus agentes (periodistas, editores, camarógrafos, fotógrafos, etc.)

      7. Relacionamiento con los Medios de Comunicación

      La relación de IACC con los medios de comunicación masivos se basa en la colaboración, procurando facilitar la labor informativa cada vez que un periodista requiera acceso a una fuente institucional (Rector, Vicerrectores, Jefes de Escuela, Docentes, otros).

      La Unidad de Vinculación con el Medio y Comunicaciones es la responsable de canalizar los requerimientos comunicacionales que sean solicitados por los medios y/o sus representantes, evaluando la pertinencia.

      IACC aborda la relación con los medios de comunicación desde dos ámbitos: intencionada y no intencionada.

      A) Relación intencionada: se refiere a la gestión activa de informaciones sobre la Institución o alguno de sus miembros hacia los medios de comunicación. Es la propia institución la que toma contacto con el o los medios y hace las gestiones para la publicación de la información que considera relevante a difundir (comunicados, notas de prensa, entrevistas). Esta gestión no es pagada, ya que no tiene relación con el área comercial del medio, sino con el área periodística.

      B) Relación no intencionada: la relación no intencionada se refiere a aquella que la Institución no busca pero ocurre a solicitud/ interés de los medios de comunicación y sus representantes.

      8. Gestión de Crisis

      Instituto Profesional IACC ha definido una crisis comunicacional como “el surgimiento de una situación con consecuencias negativas importantes, capaz de afectar la credibilidad de la Institución (reputación de marca) y con ello, la estabilidad del Proyecto Educativo, su continuidad y/o legitimidad ante la sociedad”.

      Ante una crisis, IACC conformará un Comité ad-hoc que verificará los antecedentes de la situación de crisis y resolverá los cursos de acción.

      9. Plan de Comunicaciones

      La unidad de Vinculación con el Medio y Comunicaciones está a cargo del diseño, implementación y optimización del Plan Anual de Comunicaciones.

      Este incluye la generación de acciones tácticas de comunicación que lleven a la organización al logro del objetivo de posicionamiento. Son estas acciones las que permiten la gestión operativa de la comunicación estratégica, definiendo sus objetivos en el corto y/o mediano plazo.

      El Plan de Comunicaciones de IACC responde a los requerimientos planteados por los estamentos superiores de la Institución, es decir, Rectoría y Vicerrectorías, y se expresa en una matriz operativa básica que incluye:

      • Objetivos tácticos
      • Dimensión comunicacional: externa, interna, multimedia
      • Acción comunicacional
      • Audiencias prioritarias
      • Mensajes o ideas fuerza